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Apoyo con la nómina
Servicios de nómina que se integran sin problemas con el resto de su contabilidad.
La nómina afecta el efectivo, los impuestos, los registros de los empleados, los estados financieros y los reportes periódicos. Cuando la información de la nómina está desconectada de la contabilidad, el dueño del negocio puede terminar con registros inconsistentes y preguntas que se podían evitar.
Steingard Financial ayuda a organizar la información relacionada con la nómina y su coordinación dentro del flujo de trabajo financiero general.
En resumen
¿Qué incluye el apoyo con la nómina?
Steingard Financial coordina con usted y con su proveedor de nómina la información de nómina aprobada, registra o revisa la actividad de nómina en la contabilidad según el alcance acordado, revisa los saldos de pasivos relacionados y la incluye en sus estados financieros mensuales. Por lo general, usted conserva su proveedor actual. Steingard no es el empleador legal ni ofrece asesoría laboral o sobre prestaciones.
Atendemos en español. Sus consultas y la comunicación con nuestro equipo pueden ser completamente en español. Solicite una consulta o llámenos al (408) 596-3261.
El problema del negocio
Los registros de nómina no cuadran con los libros
Los asientos contables de la nómina, los pasivos, los reembolsos y los movimientos de efectivo pueden no reflejarse de manera consistente en el sistema contable.
Las responsabilidades no están claras
El dueño, el proveedor de nómina, el encargado de la contabilidad y el profesional de impuestos pueden creer que otro se ocupa de un paso obligatorio.
Los cambios ocurren sin un proceso establecido
Las contrataciones, los cambios de sueldo, las bajas, las prestaciones, los reembolsos y las correcciones necesitan una vía de comunicación organizada.
Qué incluye el servicio
Qué incluye el servicio
Coordinación de la nómina
Coordinar con el cliente y el proveedor de nómina la información de nómina aprobada y los requisitos periódicos.
Integración con la contabilidad
Registrar o revisar la actividad financiera relacionada con la nómina, según el alcance del servicio.
Revisión de pasivos y cuentas
Revisar los saldos y las excepciones aplicables relacionados con la nómina dentro del proceso de contabilidad.
Documentos y solicitudes de cambio
Mantener un método organizado para la información de nómina aprobada, los avisos y las preguntas recurrentes.
Apoyo con los reportes
Incluir la información relacionada con la nómina en los estados financieros acordados y en los reportes para el dueño.
Cómo funciona el servicio
Cómo funciona el servicio
1
Revisar la configuración actual de la nómina
Identificar el proveedor, la frecuencia, las responsabilidades, los reportes y el proceso contable actual.
2
Definir responsabilidades
Documentar qué acciones le corresponden a Steingard, al cliente, al proveedor de nómina y a otros profesionales.
3
Conectar la nómina al flujo de trabajo mensual
Establecer la información periódica y los pasos de revisión necesarios para obtener reportes financieros precisos.
4
Dar seguimiento y comunicar
Atender las preguntas y excepciones aprobadas relacionadas con la nómina mediante el proceso establecido.
Cómo tomar la decisión
Software de nómina, un proveedor de servicio completo o conectar lo que ya usa
La mayoría de los dueños no están decidiendo si procesar la nómina o no. Están decidiendo quién se encarga de todo lo que la rodea: las declaraciones, las correcciones y si algo de eso llega a la contabilidad en un estado que se pueda usar.
Software de nómina, en manos propias
Es la opción más económica en efectivo y la que deja todas las fechas límite en sus manos. Funciona bien mientras el equipo es pequeño y estable. Se vuelve costosa en tiempo y atención en cuanto hay una corrección, un cambio a mitad de año, un contratista que debió haber sido empleado o un estado en el que no sabía que tenía nexo tributario.
Un proveedor integral
Las declaraciones y los depósitos de impuestos pasan a un proveedor cuyo trabajo es precisamente ese, lo cual elimina un tipo real de riesgo. Lo que no hace es conciliar nada. El proveedor sabe lo que pagó; su contabilidad todavía tiene que coincidir con eso, y la diferencia entre ambos es donde realmente se originan la mayoría de los problemas de contabilidad de la nómina.
Conserve su proveedor y conecte la contabilidad
Su proveedor de nómina se queda donde está. Lo que cambia es que sus resultados se revisan, se registran y se concilian cada mes como parte del proceso de contabilidad, para que el costo de mano de obra en sus estados financieros coincida con lo que realmente salió del banco. Este es el espacio en el que trabaja Steingard.
Las tres opciones no se excluyen entre sí, y la tercera no requiere cambiar las dos primeras. Si la nómina ya funciona bien y el problema es que después los números nunca terminan de cuadrar, no es el proveedor lo que hay que reemplazar.
Ideal para
Dónde encaja mejor este servicio
- Empresas con nómina recurrente que necesitan una mejor coordinación financiera
- Dueños de negocio que usan un proveedor de nómina externo
- Empresas que necesitan que la actividad de nómina se refleje con precisión en los reportes mensuales
- Negocios que quieren organizar las notificaciones de nómina y las solicitudes de documentos junto con el resto de sus operaciones financieras
Qué implica cada ciclo
El trabajo que viene después de procesar la nómina
Procesar la nómina es la parte visible y, por lo general, la más rápida. El trabajo recurrente está antes y después, y es la parte que se va atrasando sin que nadie lo note, porque nada obliga a que se haga según un calendario.
- Registrar cada nómina en las cuentas correctas. Los sueldos brutos, los impuestos del empleador, las retenciones y las deducciones por prestaciones son partidas separadas con un tratamiento distinto. Si se registran como una sola cantidad, la contabilidad deja de poder responder cuánto cuesta realmente la mano de obra.
- Conciliar con el banco. Lo que reporta el proveedor y lo que se cobró de la cuenta deberían coincidir. Cuando no coinciden, la causa suele ser una diferencia de fechas o una corrección que nadie registró, y es mucho más barato encontrarla el mismo mes que al año siguiente.
- Vigilar las cuentas de pasivo. Las cantidades retenidas quedan como pasivos hasta que se pagan a quien corresponde. Un saldo que nunca se liquida, o que se liquida dos veces, es una de las señales más comunes de que algo falló antes en el proceso.
- Atender las excepciones antes de que se acumulen. Un pago de bonos, una baja, un reembolso pagado a través de la nómina, un contratista al que se le pagó de la forma equivocada. Cada uno es pequeño por sí solo y cada uno cambia los asientos contables.
- Llevarlo a los reportes. La mano de obra es el mayor costo en la mayoría de las empresas de servicios. Si no está correcta en los estados mensuales, esos estados no sirven para fijar precios, contratar o hacer proyecciones.
Nada de esto es difícil por separado. Se convierte en un problema por acumulación: doce ciclos de pequeñas diferencias sin conciliar ya son una limpieza, no una simple variación.
Preguntas frecuentes
¿Ustedes reemplazan a mi proveedor de nómina?
No necesariamente. Steingard puede coordinarse con el proveedor actual y conectar la información de la nómina con el proceso de contabilidad y de reportes.
¿Pueden ayudar a corregir asientos de nómina anteriores?
La limpieza relacionada con la nómina puede incluirse después de revisar los registros y definir el alcance.
¿Ofrecen asesoría laboral o sobre prestaciones?
No. Los asuntos de empleo, laborales, de prestaciones y legales requieren al profesional calificado correspondiente.
¿Tengo que cambiar de proveedor de nómina para trabajar con ustedes?
No. Lo habitual es conservar su proveedor actual y conectar sus resultados con el proceso de contabilidad. Cambiar de proveedor es una decisión aparte y no un requisito previo.
¿Qué pasa si mi nómina y mi contabilidad no cuadran desde hace tiempo?
Antes de ser un tema recurrente, es un tema de limpieza. Primero se revisan y concilian los periodos anteriores, para que el proceso mensual parta de una situación conocida y no supuesta. Consulte limpieza y puesta al día de la contabilidad.
¿Cambia algo si les pagamos tanto a contratistas como a empleados?
Cambia la forma de registrar los pagos y los documentos de fin de año, y la diferencia importa mucho antes de que termine el año. Los pagos a contratistas y sus requisitos de presentación se cubren en impuesto sobre las ventas y presentación de formularios 1099.
¿Pueden decirme cuánto nos cuesta realmente un empleado?
Para eso sirve registrar la nómina correctamente y no como una sola cifra. Cuando los impuestos del empleador y los costos de prestaciones están en sus propias cuentas, el costo total de la mano de obra se vuelve algo que sus estados financieros reportan, en lugar de algo que usted estima.
Entender el servicio
Una nómina que se mantiene conectada con su contabilidad
La nómina toca más partes del panorama financiero de una empresa que casi cualquier otro proceso: sueldos, impuestos del empleador, deducciones por prestaciones, reembolsos y pasivos de nómina pasan todos por la contabilidad. Cuando la nómina se procesa en un sistema y la contabilidad se lleva en otro, los dos se van separando: faltan asientos de nómina, las cuentas de pasivo dejan de coincidir con las declaraciones y los reportes muestran costos de mano de obra incorrectos sin que nadie lo note.
El apoyo con la nómina mantiene esa conexión. La actividad de nómina se registra y se revisa dentro del mismo flujo de trabajo mensual que el resto de la contabilidad, los saldos relacionados con la nómina se concilian, y los cambios (contrataciones, ajustes de sueldo, bajas, prestaciones) siguen una vía de comunicación organizada entre el dueño, el proveedor de nómina y la contabilidad.
Para una pequeña empresa con empleados, esa coordinación suele marcar la diferencia entre estados financieros que reflejan el costo real de la mano de obra y estados que hay que volver a explicar cada trimestre.
Aclaración importante sobre el alcance
- Steingard no es el empleador legal, ni administrador de prestaciones, ni asesor en derecho laboral, ni una autoridad en impuestos sobre la nómina.
- El procesamiento de la nómina se incluye solo cuando se ofrece y se aprueba de forma explícita en el acuerdo de servicio.
- Las preguntas de empleo, laborales, de prestaciones y legales deben dirigirse a profesionales calificados.
Lleve su nómina a un proceso financiero más confiable.
Revisaremos cómo se maneja la nómina hoy y definiremos el alcance adecuado de coordinación y reportes.