Skip to content
Contabilidad externa
Contabilidad externa que funciona como un proceso, no como una persona a la que usted tiene que supervisar.
Contratar a alguien internamente implica reclutar, capacitar, cubrir ausencias y mantener el puesto durante los meses flojos. La contabilidad externa sustituye esa contratación por un proceso mensual definido y una entrega documentada.
Steingard Financial trabaja de forma remota con negocios en todo California, dentro de los sistemas que el negocio ya utiliza.
En resumen
¿Qué incluye la contabilidad externa?
Incluye la categorización periódica de transacciones y la conciliación de cuentas, un cierre mensual según un calendario definido, estados financieros preparados y revisados cada periodo, seguimiento de cuentas por pagar y por cobrar, y coordinación con su proveedor de nómina y su preparador de impuestos. El trabajo se hace de forma remota dentro de sus propios sistemas, y el archivo contable sigue siendo suyo.
Atendemos en español. Sus consultas y la comunicación con nuestro equipo pueden ser completamente en español. Solicite una consulta o llámenos al (408) 596-3261.
El problema del negocio
El puesto supera a una sola persona
Un solo encargado de la contabilidad se ocupa de las transacciones, la conciliación, la coordinación de la nómina y los reportes — y se lleva todo eso consigo cuando se va.
Si la persona falta, el trabajo se detiene
Las vacaciones, las enfermedades y la rotación de personal interrumpen el cierre. Un proceso que depende de una sola persona no tiene continuidad integrada.
El costo es fijo; la carga de trabajo, no
Un puesto asalariado cuesta lo mismo en un trimestre lento que en uno con mucho trabajo, sin importar el volumen de transacciones.
Qué incluye el servicio
- Categorización periódica de transacciones y conciliación de cuentas
- Un cierre mensual realizado según un calendario definido
- Estados financieros preparados y revisados cada periodo
- Coordinación con los proveedores de nómina y con el preparador de impuestos del negocio
- Seguimiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Un proceso documentado que le pertenece al negocio, en lugar de conocimiento que tiene una sola persona
Cómo funciona el servicio
Revisar la situación actual
Steingard examina la contabilidad existente, los sistemas, el volumen de transacciones y los reportes, y luego define dónde comienza el proceso mensual.
Transferir el trabajo
Se establece el acceso dentro de los sistemas que ya se usan, los registros históricos se llevan a un punto de partida confiable y se fija el calendario de cierre.
Mantener el ritmo mensual
El cierre se realiza a tiempo, se entregan los estados financieros y las preguntas se responden con la misma frecuencia cada mes.
Cómo es la transición
Qué entrega, qué sigue siendo suyo y qué cambia realmente
Externalizar la contabilidad suena a ceder algo. En la práctica se parece más a cambiar quién realiza una rutina: las cuentas, los registros y las decisiones se quedan donde están.
Lo que usted entrega
Acceso de lectura a las cuentas y los sistemas con los que se construye la contabilidad, y el trabajo recurrente de clasificar, conciliar y cerrar. No la autoridad para firmar, ni la capacidad de mover dinero, ni las decisiones: eso es aparte y sigue en sus manos.
Lo que usted conserva
El archivo contable y todo lo que contiene. Su libro mayor sigue siendo de su propiedad, en su suscripción, y no algo que se guarda en su nombre dentro del sistema de otra persona. Si el acuerdo termina, no hay nada que extraer ni migrar: simplemente se retira el acceso.
Lo que realmente cambia
El trabajo deja de depender de que alguien se acuerde de hacerlo. Un ciclo mensual definido reemplaza la intención de ponerse al día el fin de semana, y las preguntas llegan en una lista breve y agrupada, en lugar de dispersas a lo largo del mes.
Cuando la contabilidad externa falla, no suele ser por un trabajo deficiente, sino porque el dueño deja de responder a las solicitudes de documentos; en ese momento el proceso se detiene en lo único que no puede aportar por sí mismo.
Dónde encaja mejor
- Negocios cuya contabilidad ya superó la capacidad del dueño o del gerente de oficina
- Empresas que perdieron a su encargado de la contabilidad y no quieren volver a contratar
- Negocios remotos o con varias ubicaciones que no tienen una oficina administrativa central
- Dueños que necesitan estados financieros que les sirvan para actuar, no solo para archivar
- Negocios en cualquier parte de California — el trabajo se realiza de forma remota
Los primeros noventa días
Cómo se asienta el servicio
La mayor parte de la fricción en un servicio externo se presenta al principio, mientras el proceso todavía está conociendo su negocio. Conviene saber cómo es ese periodo antes de empezar.
- Semanas uno y dos: acceso y evaluación. Se configura el acceso de lectura, se revisa el estado actual de los registros y se identifica todo lo que haya que corregir antes de iniciar un ciclo recurrente. Aquí también se define el alcance de una limpieza, si hace falta.
- Semanas tres y cuatro: el primer cierre. El primer mes siempre es el más lento y el que genera más preguntas, porque cada transacción recurrente tiene que entenderse una vez antes de poder manejarse de forma rutinaria.
- Segundo mes: se forma el patrón. Ya se conocen los proveedores recurrentes, la nómina y las pocas transacciones que requieren criterio. El volumen de preguntas baja notablemente.
- Tercer mes: se vuelve rutina. El cierre se realiza a tiempo, la lista de excepciones es corta y los reportes llegan sin que haya que pedirlos. Esta es la situación estable a la que apunta el servicio.
- En todo momento: un solo canal, no cinco. Las solicitudes y las respuestas se mantienen en un solo hilo organizado, en lugar de repartirse entre correos, mensajes de texto y llamadas, para que nada dependa de recordar en qué conversación se acordó algo.
Si en el cuarto mes un negocio sigue respondiendo las mismas preguntas que en el primero, algo en la configuración no se ha resuelto; es una señal que vale la pena plantear en lugar de simplemente aguantarla.
Preguntas frecuentes
¿Qué acceso necesitan realmente?
Acceso de lectura al archivo contable y a las cuentas con las que se concilia la contabilidad. El trabajo no requiere la capacidad de iniciar pagos, y lo normal, no la excepción, es que la autoridad para hacer pagos quede totalmente en manos del dueño.
¿Están seguros mis datos financieros con un tercero?
El acceso se otorga mediante los controles de permisos de cada sistema, no compartiendo credenciales de inicio de sesión. Eso significa que es limitado, que usted puede verlo y que puede revocarlo en cualquier momento sin cambiar una contraseña.
¿Qué pasa si dejamos de trabajar juntos?
No hay nada que devolver, porque no se llevó nada. El archivo contable es suyo en todo momento; terminar el acuerdo significa retirar el acceso.
¿Trataré con la misma persona cada mes?
El servicio se basa en un proceso definido, no en la disponibilidad de una sola persona; ese es precisamente su propósito. La continuidad no depende de que alguien esté en su escritorio.
¿En qué se diferencia esto de contratar a un asistente virtual?
En el alcance y la responsabilidad. Un asistente general realiza las tareas que usted le indica; un servicio de contabilidad incluye un cierre mensual definido, conciliaciones y estados financieros, y responde por que los registros estén correctos, no solo por que las tareas se hayan hecho.
¿Trabajan con negocios fuera de California?
Sí. El trabajo se realiza de forma remota desde su propio sistema contable, así que la ubicación no es una limitación. Steingard Financial tiene su sede en San Jose y trabaja con negocios en todo Estados Unidos.
Cómo se organiza el trabajo remoto
Remoto no significa distante.
La contabilidad externa falla cuando se convierte en una caja negra: los archivos se envían a algún lugar, los estados financieros regresan y nadie dentro del negocio puede explicar cómo se pasó de unos a otros. El proceso está diseñado para evitar eso. El negocio conserva la propiedad de sus propios sistemas contables y de sus datos, y el trabajo se hace dentro de ellos, no en un juego paralelo de registros.
El cierre sigue un calendario publicado, así que el negocio sabe cuándo llegan los estados financieros y qué se necesita para prepararlos. Las preguntas se responden con la misma frecuencia, en lugar de acumularse hasta fin de año.
Cuando herramientas automatizadas ayudan con la categorización o la conciliación, el resultado lo revisa una persona antes de que llegue a un estado financiero. Nada se le entrega al negocio basándose solo en una coincidencia automática.
Reemplace el puesto con un proceso.
Cuéntele a Steingard Financial cómo está hoy su contabilidad, y la conversación empezará por lo que realmente cubriría el proceso mensual.