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Construcción y contratistas
La contabilidad de construcción depende de la precisión a nivel de cada obra.
Una empresa de construcción puede ser rentable en general y perder dinero en la mitad de sus obras. Sin seguimiento de costos por obra, el estado de resultados oculta justo la información que el dueño necesita para cotizar la siguiente.
Steingard Financial lleva la contabilidad de construcción en torno a lo que realmente mueve el trabajo: obras, órdenes de cambio, retención y pagos a subcontratistas.
En resumen
¿Qué incluye la contabilidad para empresas de construcción?
Incluye seguimiento de costos por obra para mano de obra, materiales y equipo; registro de la facturación por avance de obra y la retención; órdenes de cambio reflejadas en la obra que las originó; pagos a subcontratistas, formularios W-9 y preparación de formularios 1099; compras, préstamos y arrendamientos de equipo; y estados financieros mensuales por obra y para el negocio en su conjunto.
Atendemos en español. Sus consultas y la comunicación con nuestro equipo pueden ser completamente en español. Solicite una consulta o llámenos al (408) 596-3261.
Qué hace diferente a esta contabilidad
Los costos de obra se agrupan en lugar de rastrearse
Los materiales, la mano de obra y el equipo registrados en cuentas generales de la empresa no se pueden atribuir a la obra que los consumió.
Retención y facturación por avance distorsionan el efectivo
Cuando los ingresos se reconocen en un calendario y el efectivo se recibe en otro, el saldo bancario es un mal indicador de cómo va el negocio.
La documentación de subcontratistas está incompleta
Los formularios W-9, los certificados de seguro y los pagos correctamente atribuidos se necesitan mucho antes de la fecha límite de los formularios 1099.
Qué incluye el servicio
- Seguimiento de costos por obra para mano de obra, materiales y equipo
- Registro y seguimiento de la facturación por avance de obra y la retención
- Órdenes de cambio reflejadas en la obra que las originó
- Seguimiento de pagos a subcontratistas, recopilación de formularios W-9 y preparación de formularios 1099
- Seguimiento de compras, préstamos y arrendamientos de equipo
- Estados financieros mensuales por obra y para el negocio en su conjunto
Cómo funciona el servicio
Definir la estructura de las obras
Steingard establece cómo deben representarse las obras, las fases y las categorías de costos para que los reportes coincidan con la forma en que el negocio estima y cotiza.
Incorporar las obras actuales a la estructura
Las obras abiertas se llevan a la misma base para que el trabajo en curso se reporte de forma consistente con el trabajo terminado.
Reportar cada mes por obra
El cierre produce tanto los estados financieros de la empresa como el detalle de costos por obra, en el mismo calendario.
Qué es diferente aquí
Por qué la contabilidad de un contratista falla de maneras que no ocurren en otros negocios de servicios
La ganancia de un contratista no se genera a nivel de empresa. Se gana o se pierde en cada obra, y una contabilidad que solo reporta el total de la empresa no puede decirle en cuál.
La ganancia está en la obra, no en el mes
Un mes fuerte puede incluir dos obras rentables y una que perdió dinero, y el total mensual lo ocultará para siempre. Sin costos asignados a cada obra, la única señal que usted recibe es que algo salió mal en alguna parte.
Efectivo e ingresos van por caminos distintos
La facturación por avance, los anticipos cobrados por adelantado y la retención desfasan el efectivo respecto del trabajo realizado. Una obra rentable puede dejarlo sin efectivo durante meses, y un saldo bancario sano puede ser el anticipo de otra persona.
Las órdenes de cambio deciden el margen
El trabajo realizado antes de que una orden de cambio se apruebe y se registre es trabajo que quizá nunca se facture. Es uno de los lugares más comunes donde el margen del contratista desaparece sin que nadie lo note, y es una falla de registro, no de estimación.
Nada de esto requiere una contabilidad fuera de lo común. Requiere que el costo se registre en la obra a la que pertenece en el momento en que se incurre, que es el hábito que permite responder todo lo demás.
Dónde encaja mejor
- Contratistas generales con varias obras en curso al mismo tiempo
- Subcontratistas de oficios especializados
- Empresas de remodelación y de diseño y construcción
- Empresas que tienen fianzas o que deben presentar estados financieros a un prestamista
- Empresas que cotizan trabajos que requieren costos históricos precisos para fijar el precio
Lo que la contabilidad necesita manejar
Los mecanismos que importan en la construcción
Estas son las áreas donde la contabilidad de un contratista difiere de la contabilidad de servicios común, y donde suelen concentrarse las limpiezas.
- Costos por obra que la gente realmente usa. Mano de obra, materiales, subcontratistas y equipo asignados a la obra a medida que ocurren. Reconstruir esto después es posible, pero rara vez resulta preciso.
- La retención como un saldo propio. Los montos retenidos están ganados pero no pagados. Si se dejan dentro de las cuentas por cobrar comunes, se vuelven invisibles, y es frecuente olvidar facturar la retención liberada.
- Facturación por avance acorde con el trabajo realizado. Facturar por delante o por detrás del avance distorsiona tanto los ingresos como el panorama de qué obras están sanas.
- Registros de subcontratistas al día. Datos y totales de pago mantenidos durante todo el año, en lugar de reunirlos en enero; consulte impuesto sobre las ventas y presentación de formularios 1099.
- El equipo separado de los consumibles. Una compra que debe capitalizarse y otra que debe registrarse como gasto se ven idénticas en el estado de cuenta de la tarjeta, y se tratan de forma muy distinta.
Si un contrato requiere un método particular de reconocimiento de ingresos es una pregunta para su profesional de impuestos. Lo que hace la contabilidad es asegurar que exista el detalle de cada obra para respaldar el método que corresponda.
Preguntas frecuentes
¿Hacen costos por obra o solo llevan la contabilidad?
El seguimiento de costos por obra forma parte de cómo se estructura la contabilidad, no es un reporte aparte que se agrega después. Los costos se asignan a las obras al registrarse, que es la única manera de que el margen por obra sea confiable.
¿Importa que usemos software específico para construcción?
El proceso recurrente es el mismo sin importar la herramienta. Lo que importa es que el costo por obra, la facturación y el libro mayor coincidan entre sí, que es donde estas configuraciones se desajustan con más frecuencia.
¿Cómo se maneja la retención?
Se registra por separado de las cuentas por cobrar comunes para que siga visible como trabajo realizado que aún no se puede cobrar. Esa separación también es lo que evita que la retención liberada se quede sin facturar.
¿Pueden decirnos qué obras realmente dejaron ganancia?
Una vez que los costos se asignan a las obras, sí; para eso sirve principalmente la estructura. En periodos anteriores en los que los costos no se asignaron, la respuesta honesta es que se puede estimar, no reconstruir.
¿Es un problema que paguemos a muchos subcontratistas?
Solo si sus datos se recopilan al cierre del año en lugar de al contratarlos. Si se mantienen al día durante el año, la presentación de formularios de contratistas es rutinaria.
Por qué importa el nivel de obra
El promedio de una buena obra y una mala es un número engañoso.
La rentabilidad a nivel de empresa le dice a un negocio de construcción si el año funcionó. No dice qué obras, qué cuadrillas, qué tipos de trabajo ni qué clientes produjeron el resultado — y esas son las preguntas que determinan qué cotizar el próximo trimestre.
El seguimiento por obra es lo que convierte el estado de resultados en una herramienta de estimación. Cuando una obra terminada se puede comparar con lo que se cotizó, la variación es información. Cuando los costos están en un fondo común de la empresa, esa misma variación es invisible.
Esta es más una decisión estructural que una preferencia contable. Es mucho más fácil establecer la estructura por obra y mantenerla que reconstruir los costos de las obras a partir de doce meses de transacciones agrupadas.
Descubra cuánto ganó realmente cada obra.
Cuéntele a Steingard Financial cómo el negocio cotiza y ejecuta sus obras, y la revisión cubrirá lo que la contabilidad necesitaría reportar sobre ellas.