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Restaurantes
Los márgenes de un restaurante son demasiado estrechos para medirlos cada mes y revisarlos cada trimestre.
El costo de alimentos y el de mano de obra cambian de una semana a otra. Un restaurante que descubre en la tercera semana del mes siguiente que su costo primo se desvió ya perdió el periodo en el que podía haber reaccionado.
Steingard Financial lleva la contabilidad de restaurantes en torno a las cifras que realmente rigen la operación, conciliadas entre los sistemas por los que llegan los ingresos.
En resumen
¿Qué incluye la contabilidad para restaurantes?
Incluye conciliar los ingresos del punto de venta y de las plataformas de entrega a domicilio con los depósitos bancarios; dar seguimiento al costo de alimentos, bebidas y mano de obra frente a las ventas; coordinar el reporte de propinas con el proveedor de nómina; registrar por separado cortesías, anulaciones, descuentos y tarjetas de regalo; gestionar las cuentas por pagar, y reportar el costo primo junto con los estados financieros mensuales.
Atendemos en español. Sus consultas y la comunicación con nuestro equipo pueden ser completamente en español. Solicite una consulta o llámenos al (408) 596-3261.
Qué hace diferente esta contabilidad
El costo primo no se ve con la frecuencia necesaria
Los alimentos y la mano de obra, juntos, deciden si el restaurante funciona. Si solo se reportan al cierre del mes, llegan demasiado tarde para cambiar algo.
Los ingresos llegan por sistemas que no se concilian solos
El punto de venta, las plataformas de entrega a domicilio, las tarjetas de regalo y los depósitos del procesador de pagos descuentan cargos y liquidan de forma distinta antes de llegar al banco.
Las propinas, cortesías y anulaciones complican tanto la nómina como las ventas
Cada una se trata de forma distinta en los reportes y en la nómina, y es fácil registrar cualquiera de ellas de un modo que distorsione los ingresos.
Qué incluye el servicio
- Ingresos del punto de venta y de las plataformas de entrega a domicilio conciliados con los depósitos bancarios
- Seguimiento del costo de alimentos y bebidas frente a las ventas
- Seguimiento del costo de mano de obra y coordinación del reporte de propinas con el proveedor de nómina
- Cortesías, anulaciones, descuentos y movimientos de tarjetas de regalo registrados por separado
- Gestión de facturas de proveedores y cuentas por pagar
- Reportes de costo primo junto con los estados financieros mensuales
Cómo funciona el servicio
Conectar los sistemas de ingresos
Steingard determina cómo liquida cada canal de ingresos, para que los depósitos se puedan conciliar en lugar de darse por hechos.
Definir la estructura de costos
Se definen las categorías de alimentos, bebidas y mano de obra para que el costo primo se pueda calcular de forma consistente de un periodo a otro.
Reportar al ritmo de la operación
Los estados financieros y los reportes de costo primo llegan con una frecuencia que le permite a la operación actuar de verdad.
Qué cambia aquí
Alto volumen, márgenes estrechos y cifras diarias que deben cuadrar
La contabilidad de un restaurante no es, en concepto, más difícil que la de otros negocios. Simplemente no perdona: el volumen de transacciones es enorme, los márgenes son tan estrechos que los errores pequeños importan y la conciliación es diaria, no mensual.
Las ventas llegan por varios canales
Tarjeta, efectivo, plataformas de entrega a domicilio y tarjetas de regalo liquidan de forma distinta y en plazos distintos. Los depósitos llegan con las comisiones ya descontadas, así que lo que entra al banco nunca es lo que se vendió, y conciliar ambas cifras es la disciplina diaria sobre la que descansa todo lo demás.
Alimentos y mano de obra cambian cada semana
Son los dos costos que deciden si un restaurante funciona. Reportados cada mes, son una autopsia; seguidos frente a las ventas a medida que ocurren, son algo sobre lo que usted puede actuar mientras todavía importa.
Las propinas se manejan, no son del negocio
Las propinas pasan por el negocio sin pertenecerle. Hay que registrarlas de forma que se mantengan separadas de los ingresos y correctas para la nómina, y equivocarse aquí es un problema tanto de contabilidad como de nómina.
Los negocios que mantienen esto bajo control rara vez hacen algo sofisticado. Concilian bien las ventas diarias y revisan los alimentos y la mano de obra cada semana.
Dónde encaja mejor
- Restaurantes independientes de un solo local
- Grupos con varios locales que necesitan reportes comparables entre ellos
- Bares y centros de eventos con un costo de bebidas importante
- Food trucks y servicios de catering
- Restaurantes con ingresos importantes por plataformas de entrega a domicilio
Lo que la contabilidad necesita manejar
Los mecanismos que importan en el servicio de alimentos
Los errores en la contabilidad de restaurantes son predecibles y casi siempre se concentran en los mismos puntos.
- Ventas diarias conciliadas con los depósitos. El total del punto de venta, la liquidación del procesador y el depósito bancario deben coincidir. Las diferencias aquí se acumulan rápido y son casi imposibles de desenredar un trimestre después.
- Liquidaciones de plataformas de entrega registradas en bruto. Las plataformas depositan con comisiones considerables ya descontadas. Registrar solo la cifra neta subestima tanto los ingresos como los costos, y oculta cuánto le está costando realmente ese canal.
- Cortesías, anulaciones y descuentos a la vista. Son información operativa tanto como contable. Enterrado en una cifra de ventas netas, un patrón que valdría la pena investigar desaparece.
- Inventario contado con la frecuencia suficiente para que signifique algo. Un costo de alimentos calculado sin conteos es una suposición. El conteo es lo que lo convierte en una cifra sobre la que vale la pena actuar.
- Propinas y nómina alineadas. Las propinas reportadas, las propinas compartidas (tip-outs) y la nómina deben coincidir entre sí, y esa conciliación corresponde a la rutina mensual, no al cierre del año.
Las tarjetas de regalo merecen una mención aparte: son un pasivo hasta que se canjean, no un ingreso al venderse. Si se tratan como ingreso al momento de la venta, inflan un buen mes y distorsionan el balance general.
Preguntas frecuentes
¿Pueden trabajar con nuestro sistema POS?
El proceso se basa en conciliar lo que reporta el sistema con lo que realmente llegó al banco. El producto específico importa menos que el hecho de que sus reportes se puedan conciliar, algo que se define durante la incorporación.
¿Cada cuánto se debe actualizar la contabilidad?
En el servicio de alimentos, la conciliación de ventas es diaria; el cierre sigue siendo mensual. Las cifras semanales de alimentos y mano de obra son lo que la mayoría de los operadores realmente usa para dirigir el negocio.
¿Usar varias plataformas de entrega a domicilio complica las cosas?
Agrega trabajo de conciliación, no dificultad. Cada plataforma liquida en su propio calendario, con sus propias comisiones descontadas, y cada una debe registrarse en bruto para que el costo real del canal siga a la vista.
¿Se encargan de la nómina del personal del restaurante?
La coordinación de la nómina y su integración con la contabilidad se cubren en apoyo con la nómina. La nómina con propinas tiene requisitos particulares y corresponde a un proveedor preparado para ello.
¿Pueden decirnos nuestro costo real de alimentos?
Con una codificación constante de las facturas y conteos de inventario regulares, sí. Sin conteos, cualquier cifra de costo de alimentos es una estimación, y conviene tratarla como tal.
Por qué la conciliación es todo el problema
Los ingresos de un restaurante no llegan como se generaron.
Un cliente paga una cantidad. El restaurante recibe otra: menos la comisión de la plataforma, menos las comisiones del procesador, menos los contracargos, con demora en la liquidación y, a veces, agrupada en varios días. Registrar el depósito como ingreso subestima las ventas y oculta el costo del canal.
Hacerlo bien significa registrar las ventas brutas y las deducciones por separado, para que el negocio vea cuánto le cuesta realmente cada canal. Con frecuencia es la primera vez que un operador ve el margen real de los pedidos a domicilio.
La misma disciplina aplica a las propinas y las cortesías. Ambas pasan por la contabilidad y la nómina de forma distinta a las ventas comunes, y ambas distorsionan los ingresos cuando se mezclan con ellos.
Vea su costo primo mientras el periodo sigue abierto.
Cuéntele a Steingard Financial con qué sistemas opera el restaurante, y la revisión cubrirá cómo se conciliarían.