Skip to content
Contabilidad en QuickBooks
Un archivo de QuickBooks solo es tan útil como el proceso que lo mantiene.
QuickBooks no mantiene la contabilidad exacta por sí solo. La conexión bancaria clasifica mal, las reglas multiplican los errores, los fondos no depositados se acumulan y el archivo se aleja de lo que el negocio realmente hizo.
Steingard Financial mantiene archivos de QuickBooks Online y QuickBooks Desktop como parte de un proceso financiero mensual — clasificación, conciliación y un cierre que produce estados financieros que vale la pena leer.
En resumen
¿Qué incluye el servicio de contabilidad en QuickBooks?
Incluye el mantenimiento de archivos de QuickBooks Online y QuickBooks Desktop como parte de un proceso mensual: revisión del catálogo de cuentas y reestructuración cuando ya no se ajusta al negocio, conciliación de cuentas bancarias, tarjetas de crédito y préstamos en cada período, revisión de las reglas de la conexión bancaria, corrección de fondos no depositados y registros duplicados, y estados financieros mensuales elaborados a partir del archivo corregido. El archivo permanece en su suscripción.
Atendemos en español. Sus consultas y la comunicación con nuestro equipo pueden ser completamente en español. Solicite una consulta o llámenos al (408) 596-3261.
El problema del negocio
La conexión bancaria no es contabilidad
La coincidencia automática adivina. Sin revisión, una sola regla equivocada se repite en silencio en cientos de transacciones.
El catálogo de cuentas dejó de reflejar el negocio
Las cuentas agregadas sobre la marcha durante varios años producen reportes que agrupan actividades sin relación y separan actividades relacionadas.
La conciliación se fue quedando atrás en silencio
Los fondos no depositados, los registros duplicados y los meses sin conciliar distorsionan el balance general mucho antes de que alguien lo note.
Qué incluye el servicio
- Mantenimiento de archivos de QuickBooks Online y QuickBooks Desktop
- Revisión del catálogo de cuentas y reestructuración cuando ya no se ajusta al negocio
- Conciliación bancaria, de tarjetas de crédito y de préstamos cada período
- Revisión de las reglas de la conexión bancaria, no clasificación automática sin supervisión
- Corrección de fondos no depositados, registros duplicados y clasificaciones erróneas
- Estados financieros mensuales elaborados a partir del archivo corregido
Cómo funciona el servicio
Evaluar el archivo
Steingard revisa el catálogo de cuentas, el estado de las conciliaciones, las partidas pendientes y la exactitud de los reportes antes de cambiar nada.
Corregir y conciliar
Los errores se rastrean y se corrigen en su origen en lugar de ocultarse con ajustes, y el archivo se concilia hasta un punto de partida confiable.
Mantenerlo cada mes
La clasificación, la conciliación y el cierre continuos mantienen el archivo exacto en lugar de dejar que vuelva a desviarse.
Cómo se usa QuickBooks
Manejarlo usted mismo, contratar soporte dentro del programa o que alguien lo mantenga
QuickBooks puede producir una contabilidad exacta y, con la misma facilidad, una que parece confiable pero está equivocada. Lo que marca la diferencia rara vez es el software.
Manejarlo usted mismo
Funciona cuando el negocio es sencillo y alguien realmente concilia cada mes. Falla en silencio: la conexión bancaria da la impresión de que todo está en orden, las transacciones se aceptan en lugar de revisarse y el archivo se aleja de la realidad sin parecer nunca descompuesto.
Soporte incluido con el software
Ayuda desde dentro del producto, que trabaja según las convenciones del propio producto. Es práctica y, por lo general, está pensada para mantener el archivo ordenado más que para lo que su negocio en particular necesita que muestren las cifras.
Mantenido como parte de un proceso
El archivo se trata como el registro con el que opera el negocio: un catálogo de cuentas coherente, conciliación mensual y un cierre del que alguien es responsable. El software es la herramienta; lo que se contrata es el proceso.
Lo que tienen en común los archivos que hay que reconstruir no es la falta de experiencia con QuickBooks. Es que nada en la rutina obligó nunca a hacer una conciliación.
Para quién es más adecuado
- Negocios que usan QuickBooks y cuyos reportes ya no se ven bien
- Archivos mantenidos por reglas de la conexión bancaria y nunca revisados por una persona
- Empresas que migran de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online
- Libros contables heredados de un encargado de la contabilidad anterior o del propio dueño
- Negocios que necesitan datos limpios en QuickBooks para su preparador de impuestos o un prestamista
Dónde fallan los archivos
Las fallas que aparecen una y otra vez
Las limpiezas en QuickBooks suelen revelar el mismo puñado de problemas, y vale la pena reconocerlos a tiempo porque cada uno es mucho más barato de corregir en el mes en que ocurre.
- Transacciones de la conexión bancaria aceptadas, no revisadas. Aceptar una coincidencia sugerida registra algo. Si registra lo correcto es otra cuestión, y el archivo se ve igual de limpio en ambos casos.
- Un catálogo de cuentas que creció por accidente. Categorías agregadas sobre la marcha hasta que costos similares quedan en cuatro lugares distintos. Los reportes se siguen generando; simplemente dejan de ser comparables entre períodos.
- Fondos no depositados que se acumulan. Pagos registrados pero nunca vinculados a un depósito real, que inflan los ingresos en silencio y dejan un saldo que nadie puede explicar.
- Conciliaciones pendientes o forzadas. Un mes sin conciliar es un hueco conocido. Un mes forzado a cuadrar con un asiento de ajuste es peor, porque parece terminado.
- Actividad personal del dueño mezclada con la del negocio. Gastos personales pasados por el archivo del negocio y nunca separados, lo que distorsiona tanto la utilidad como la declaración de impuestos que se prepara a partir de ella.
Ninguno de estos problemas requiere circunstancias fuera de lo común. Son el resultado normal de un archivo que se usa todos los días y se concilia pocas veces.
Preguntas frecuentes
¿Necesito cambiarme a otro producto de QuickBooks?
Por lo general, no. La mayoría de los servicios se realizan en el archivo y la suscripción que ya tiene; cambiar de producto es una decisión aparte y rara vez es el verdadero problema.
¿Quién es el dueño del archivo de QuickBooks?
Usted. El archivo permanece en su suscripción, y el acceso se otorga con los permisos de usuario del propio QuickBooks en lugar de compartir una contraseña, así que es limitado, visible y usted puede revocarlo en cualquier momento.
¿Se puede arreglar mi archivo si es un desastre, o debo empezar de nuevo?
Casi siempre se puede arreglar. Crear un archivo nuevo descarta un historial que un prestamista, un comprador o un preparador de impuestos podría necesitar más adelante. La decisión se toma después de revisar el archivo, no se da por hecha desde el principio: vea limpieza y puesta al día.
¿Trabajan con QuickBooks Desktop además de Online?
El proceso recurrente es el mismo en ambos; lo que cambia es cómo se organiza el acceso. Eso se define durante la incorporación y no limita el servicio.
¿Podré seguir usando QuickBooks en el día a día?
Sí. La facturación y el uso diario normal continúan como hasta ahora. Lo que cambia es que la clasificación, la conciliación y el cierre se hacen de manera confiable detrás de todo eso.
¿Pueden conectar QuickBooks con las otras herramientas que usamos?
Sí, cuando una integración realmente reduce la captura manual. Las integraciones también traen sus propios problemas de duplicados y fallas de sincronización, así que conviene evaluar cada una en lugar de agregarlas por defecto.
Corregir y mantener son trabajos distintos
Una limpieza que no va seguida de un proceso simplemente se repite.
La mayoría de los problemas de QuickBooks no son un solo error grande. Son una pequeña mala configuración — una regla, una cuenta mal asignada, una conexión bancaria sin revisar — que se repite en silencio durante mucho tiempo hasta que los reportes dejan de parecerse al negocio.
Por eso la corrección por sí sola no se sostiene. Un archivo que se limpia una vez y vuelve al mismo proceso sin supervisión regresa a la misma condición en pocos trimestres. La corrección establece un punto de partida confiable; el proceso mensual es lo que lo mantiene.
Cuando el problema de fondo es el catálogo de cuentas, su reestructuración se conversa antes de hacerse. Cambiar la estructura de cuentas cambia todos los reportes históricos que el negocio ha consultado, y esa es una decisión que toma el dueño, no una que se toma en su nombre.
Descubra lo que su archivo realmente está diciendo.
Steingard Financial revisará su archivo actual de QuickBooks y le describirá su condición en lenguaje sencillo antes de proponer cualquier trabajo.